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Prozess digitalisieren

Es lohnt sich zu prüfen, ob ein Prozess digitalisierbar ist oder automatisiert werden kann

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Aufgrund meiner langjährigen Tätigkeit im Prozess- und Projektumfeld weiß ich, dass viele Prozesse häufig (aus Kostengründen oder wegen fehlendem Knowhow) nur notdürftig abgebildet werden – beispielsweise mittels Papier oder einer Excel-Tabelle. Beides bringt einen relativ schnell an natürliche Grenzen. Papierbasierte Prozesse sind heute nicht mehr zeitgemäß, weil sie bürokratisch, aufwendig und träge sind. Auch Geschäftsprozesse, die mittels Excel gesteuert werden, sind von Anfang an limitiert.


Ein häufiges Szenario:
Die Excel-Tabelle, die (eigentlich) alles kann



Falls Sie momentan eine (oder mehrere) Excel Tabelle(n) nutzen, um Ihren Prozess abzubilden, gebührt Ihnen wohl erst einmal Respekt. Eine Excel Tabelle mitsamt der notwendigen Formeln aufzusetzen und einen ganzen Prozess damit zu steuern kann mitunter ziemlich komplex und zeitaufwendig sein 😩. Die Frage ist: Lohnt sich der Wechsel zur Webanwendung und wenn ja, warum eigentlich?


Prozess digitalisieren - der Wechsel von Excel zu Webanwendung lohnt sich ungemein
Oft werden in Excel wahre Wunder vollbracht -
leider mit teils gravierenden Nachteilen in der Handhabung



Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht Sinn, wenn Ihr Prozess im Laufe der Zeit gewachsen ist und nun langsam kleinere (oder auch größere) Engpässe entstehen. Das können so einige sein: Etwa, dass nicht alle aus Ihrem Team zeitgleich mit der Excel Tabelle arbeiten können. Oder aber, dass der Zugriff auf die Tabelle nur innerhalb eines Netzwerks möglich ist - zumindest dann, wenn Sie nicht Cloud-basiert damit arbeiten. Schwierig wird es auch, wenn die Anzahl der Daten steigt und die Rechengeschwindigkeit antiproportional dazu sinkt. Und klar ist auch: nicht jeder Nutzer ist der geborene Formel-Profi - Ihre Excel Performance hängt also stark vom Wissen der zuständigen Person(en) Ihres Teams ab. Manches Problem lässt sich nur mit verschachtelten Array-Formeln oder mit VBA lösen, auf das aber häufig verzichtet wird - weil es einfach keiner kann.


Die altbekannten Probleme von Excel-Lösungen:

Zu langsam, dauert ewig
Zu viele Tabellen, keiner blickt durch
Inkonsistent, zu viele Versionen
Nur ein Benutzer gleichzeitig
Kein paralleles Arbeiten
Schwer anpassbar
Excel-Profi notwendig
Nicht ideal, begrenzte Funktionalität


Eine Webanwendung hingegen ist am Ende eine "fertige" Software, die punktgenau entwickelt wird. Zur Nutzung benötigen Sie selbst keinerlei Programmierkenntnisse. Die Benutzung erfolgt mit einer klar strukturierten Benutzeroberfläche, die genau auf Ihren Geschäftsprozess abgestimmt ist. Eine Webanwendung ermöglicht aber nicht nur, intuitiv, parallel und schnell mit dem gesamten Team (ortsunabhängig) damit zu arbeiten, sondern auch neue Wege zu gehen. Die möglichen Szenarien sind vielfältig: Häufig arbeite ich mit Teams zusammen, die sich im Innen- und Außendienst elegant ergänzen. Der Außendienst erfasst seine Daten beispielsweise über eine mobile Ansicht der Webanwendung, während der Innendienst die Eingaben in der Desktopversion einsehen und weiterverarbeiten kann. Eine Webanwendung kann zudem darauf eingestellt werden, die eingehenden Daten auf Plausibilität zu überwachen und so Fehleingaben strukturiert zu vermeiden. Wiederkehrende Arbeitsschritte haben außerdem häufig das Potential für eine Automatisierung. Sparen lässt sich damit so einiges: Weniger Prozessschritte, weniger Arbeit, weniger Fehler - und weniger Kosten.

Prozess digitalisieren - mit einer aufgeräumten Webanwendung, die Spaß macht und funktioniert
Eine Webanwendung räumt Ihren Prozess auf
und spart oftmals Arbeit, Zeit und Nerven



Der Ablauf einer Digitalisierung und unserer Zusammenarbeit in 6 einfachen Schritten


1. Aufnahme des IST Prozesses / Kostenschätzung
Während des Erstgesprächs

Während eines ersten Gespräches, das telefonisch oder digital (via Teams oder Zoom) stattfindet, besprechen wir zuerst Ihren aktuellen Status Quo. Meine Aufgabe in diesem ersten Schritt ist, Ihnen sehr aufmerksam zuzuhören, um Ihren Prozess wirklich zur Gänze zu verstehen. Ich weiß, dass Sie Ihren Prozess vermutlich schon lange "leben" und deshalb in Ihrer eigenen "Prozesssprache" sprechen werden. Mit den richtigen Fragen werden wir Ihren Prozess aber gemeinsam sachlich und verständlich zusammenfassen. Im Anschluss an dieses Gespräch erstelle ich eine kostenfreie und für Sie unverbindliche Kostenschätzung mit Festpreisgarantie. Bitte planen Sie etwa 1 bis 1,5 Stunden für das Erstgespräch und etwa eine Woche für meine Angebotserstellung ein.

2. Schwachstellenanalyse des IST Prozesses
Während des Erstgesprächs oder im Folgegespräch

Wenn Sie das wünschen, nutzen wir unser Erstgespräch gerne, um Ihren Prozess aus etwas mehr Flughöhe zu betrachten und die einzelnen Schritte Ihres Prozesses sachlich zu beleuchten. Das kann anstrengend sein, weil der Eindruck entstehen kann, dass Ihr Prozess Grund zur Bestandung gibt. Das ist allerdings eher unwahrscheinlich. Viel wahrscheinlicher ist, dass wir - auch mit Blick auf eine anstehende Digitalisierung - Prozessschritte identifizieren, die man weglassen (etwa weil redundant oder obsolet), automatisieren oder einfacher lösen kann. Der Übergang zum dritten Schritt erfolgt fließend.

3. Optimierung des IST Prozesses
Während des Erstgesprächs oder im Folgegespräch

An dieser Stelle vereinfachen wir Ihren Prozess konkret: Beispielsweise durch Weglassen, Zusammenlegen, Parallelisieren oder Automatisieren von einzelnen Arbeitsschritten. Natürlich kann es aber genauso sein, dass Ihr Prozess bereits optimal eingestellt ist und so bleibt, wie er ist - und eben nur noch digitalisiert wird.

4. Projektvisualisierung

Im Anschluss an unser Erstgespräch und nach Annahme Ihrerseits meines Angebots verabschiede ich mich meist für einige Tage, um Ihren Prozess gedanklich noch einmal durchzugehen und anschließend mit etablierten Prozessmodellierungssprachen zu visualisieren. Diese Prozessdarstellung stelle ich Ihnen im Anschluss vor - und arbeite Ihre eventuellen Hinweise oder Korrekturwünsche ein. Die final verabschiedete Version ist schließlich meine Arbeitsgrundlage, um die Webanwendung für die Digitalisierung Ihres Prozesses strukturiert und präzise zu entwickeln.

5. Entwicklung und Prototyperstellung

Nachdem wir uns intensiv über Ihren Prozess ausgetauscht und das Ergebnis in visueller Form festgehalten haben, starte ich im vereinbarten Zeithorizont mit der Entwicklung. Damit Sie wissen, in welche Richtung die Entwicklung geht, stelle ich Ihnen relativ früh einen ersten Entwurf vor und zeige Ihnen in regelmäßigen Abständen Zwischenergebnisse. Gerne können Sie Ihre "Key-User" aus Ihrem Team schon ab hier einbinden, um Ihr Team von Anfang an mitzunehmen und ihr Feedback einzuholen. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass ich die Kommunikation dennoch nur mit Ihnen durchführen kann und eine Kommunikation mit mehr als einem Ansprechpartner nicht möglich ist. Die Phase der Entwicklung dauert, je nach Projektumfang und Iterationsschritten, durchschnittlich zwischen 4 und 12 Wochen.

6. Go Live

Wenn die Entwicklung fertiggestellt und die finale Version von Ihnen freigegeben ist, schalten wir Ihre Webanwendung "live" und laden Ihr Team ein, ab dann produktiv damit zu arbeiten. Wenn Sie Ihr Team früh eingebunden haben, entstehen keine ungewollten Überraschungen und das System wird gerne angenommen. Besonders dann, wenn durch die Digitalisierung Arbeitserleichterungen entstehen (und das wird so sein), ist die Situation am Ende für alle ein klares WIN. Selbstverständlich weiß ich, dass im Laufe der täglichen Nutzung Änderungswünsche aufkommen können - ich stehe Ihnen deshalb auch nach dem Go Live beratend und als Entwickler uneingeschränkt zur Seite.


Nimmt mein Team die Digitalisierung meines Prozess denn einfach so an?


Der Wechsel von Excel zu Webanwendung lohnt sich
Grafik in Anlehnung an Streich und Bitkom
Veränderung braucht manchmal etwas Zeit -
funktioniert bei guter Teameinbindung aber erfolgreich



Das ist natürlich eine berechtigte und nachvollziehbare Frage. Grundsätzlich spricht man im Veränderungsmanagement (englisch: change management) von unterschiedlichen Phasen, die bei Veränderungen durchlaufen werden. Es kann durchaus sein, muss aber nicht (!), dass es anfangs eine Welle der Skepsis oder Unsicherheit gibt. Es ist deshalb wichtig, das operative Team möglichst früh einzubinden und der Meinung des Teams von Anfang an Beachtung zu schenken. Ich habe während vieler Digitalisierungen durchweg positive Erfahrungen gemacht, weil die involvierten Teammitglieder wertschätzend eingebunden waren und schon vor Beginn der Entwicklung wertvolles Feedback geben konnten.


Was genau bringt mir die Digitalisierung meines Geschäftsprozesses - und wann amortisiert sich das?


Unsere Umwelt digitalisiert sich, aber müssen wir denn wirklich jedem Trend und jeder Veränderung folgen? Vielleicht geht Ihnen diese Frage in dieser oder ähnlicher Form durch den Kopf. Vermutlich ist die Antwort darauf so individuell, wie auch Ihr Prozess. Unabhängig davon kann ich Ihnen aber aus Erfahrung sagen, dass die zunehmende Digitalisierung viele Chancen mit sich bringt, die sich für Sie lohnen können. Viele Prozesse und Prozessschritte haben das Potential, stark vereinfacht, verbessert oder automatisiert zu werden. Sie kennen Ihren Prozess am besten und werden wissen, ob sich Prozesserleichterungen dieser Art für Sie lohnen, wieviel (Arbeits-) Zeit sich dadurch einsparen lässt und welche neuen Möglichkeiten sich dadurch ergeben.


Welche Prozesse lassen sich mit einer Weblösung eigentlich umsetzen?


Die Liste der Möglichkeiten ist vermutlich unendlich: Zusammengefasst lassen sich alle Prozesse mit einer Webanwendung digitalisieren, bei denen Daten in irgendeiner Form erfasst, gespeichert, ausgewertet, geprüft oder dargestellt werden. Besonders Prozesse, die mit Excel-Tabellen verwaltet werden, lassen sich ohne Ausnahme einfacher, schneller und sicherer mit einer soliden Weblösung umsetzen. Ein Paradebeispiel ist vermutlich der Urlaubsplaner, der ziemlich gerne in Form einer Excel-Tabelle gepflegt wird. Der Prozess der Excel-Urlaubsplanung läuft in etwa wie folgt: Ihr:e Mitarbeiter:in druckt einen Blanko-Urlaubsantrag aus, füllt diesen aus, scannt diesen oder reicht diesen in Papierform bei Ihnen ein. Sie prüfen manuell, ob es Urlaubsüberschneidungen gibt, geben den Antrag per Unterschrift frei, machen eine Kopie, geben das Original zurück und tragen den Urlaub in den Excel-Urlaubsplaner ein. Das waren jetzt tatsächlich 8 Schritte, die so (oder so ähnlich) häufig in der täglichen Praxis vorkommen. Mit einer digitalen Lösung sähe das deutlich eleganter aus: Ihr:e Mitarbeiter:in öffnet den digitalen Planer per Smartphone und reicht den Urlaubsantrag ein. Das System prüft für Sie, ob es Überschneidungen gibt und informiert Sie. Sie geben den Antrag am PC frei oder lehnen ab. Das System informiert Ihr:e Mitarbeiter:in anschließend und speichert den Datensatz ab. Mehr noch: Anhand der Daten kann die Webanwendung auch den Urlaubsanspruch berechnen, an Resturlaubstage erinnern oder Statistiken für Urlaube und Fehlzeiten errechnen. Das ist natürlich nur ein Beispiel - andere Möglichkeiten und Vorteile für digitale Prozesse können auch folgende sein:


Mit einer individuell entwickelten Webanwendung digitalisieren Sie nahezu jeden administrativen Prozess:

Zeiterfassung
Auftragsbearbeitung
Schulungsplan
Mitarbeiterübersicht
Lagerbestandsverwaltung
PDF-Erstellung
Barcode-Scannung


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Gemäß des Konjunkturprogramms der Bundesregierung wende ich vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 einen Steuersatz von 16% an. Dies gilt für alle Leistungen, die in diesem Zeitraum durchgeführt werden.
#Ich

Ich bin Wirtschaftsinformatiker (B.Sc.), Informationselektroniker, parallel Gründer von MyWeberando und seit über 10 Jahren als Webentwickler aktiv. Mein Schwerpunkt ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mithilfe moderner Webtechnologie. Ich berate fair und ehrlich, auch dann, wenn es wirtschaftlichen Interessen entgegensteht. Ich verhalte mich integer, gewissenhaft und halte mich an Absprachen. Ich wünsche mir dasselbe von allen, mit denen ich zusammenarbeiten darf. Trotz der Ich-Perspektive sehe ich mich nicht im Vordergrund, sondern immer das Projekt. Vielleicht mit Ihnen? Ich freue mich darauf.
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