Mit individueller Digitalisierung zu weniger Aufwand und mehr Überblick bei der Verwaltung Ihrer Projekte, Aufträge oder Finanzen – Excel-Tabellen, Emails und manuelle Prozesse erschweren die Arbeit und den Überblick oft enorm. Ich helfe Ihnen dabei, Ihr Tages- und Projektgeschäft durch Digitalisierung und Automatisierung zu vereinfachen, Zeit und Aufwand zu reduzieren und völlig neue Chancen zu eröffnen

Excel- und Word-Chaos im Projektbüro beenden

Damit Sie als Geschäftsführer jederzeit sehen, wo Ihre Projekte wirtschaftlich stehen

In vielen Ingenieur- und Planungsbüros und bei technischen Dienstleistern sind Projektübersichten, Angebote und Abrechnungen über Jahre in verschiedenen Excel- Listen und Word-Dokumenten gewachsen. Das funktioniert – macht es aber zunehmend schwer, den Überblick über Projekte, Zahlen und Abrechnungen zu behalten.

Potenzial-Analyse

Wie effizient laufen Ihre Prozesse?

8 Fragen · 2 Minuten · unverbindlich

Frage 1 von 8

In welchen Bereichen entsteht bei Ihnen aktuell Aufwand?

Mehrfachauswahl möglich – wählen Sie einfach spontan aus

Projektübersicht & Status

HOAI / Abrechnung

Kalkulation & Budget

Controlling & Auswertung

Dauer: ca. 2 Minuten
Komplett per Email möglich

Frage 2 von 8

Wo verliert Ihr Büro aktuell am meisten Zeit?

Mehrfachauswahl möglich

Mehrfachpflege in Excel

Manuelle Abstimmungen

Daten nachtragen / korrigieren

Unklare Zuständigkeiten

Frage 3 von 8

Was möchten Sie in Ihrem Büro konkret verbessern?

Mehrfachauswahl möglich

Klaren Überblick über Projekte

Schnellere & sichere Abrechnung

Weniger Verwaltungsaufwand

Transparente Kennzahlen

Frage 4 von 8

Welche Systeme oder Tools nutzen Sie aktuell?

Mehrfachauswahl möglich

Excel

DATEV

Projektsoftware

Individuelle Lösung

Frage 5 von 8

Gibt es noch etwas, das ich über Ihre Situation wissen sollte?

Frage 6 von 8

Wie groß ist Ihr Unternehmen?

1–5 Mitarbeitende

6–15 Mitarbeitende

Mehr als 15

Frage 7 von 8

Welche Rolle haben Sie im Unternehmen?

Geschäftsführung / Inhaber:in

Kaufmännische Leitung (CFO/COO)

Projektleitung

Sonstige

Träger Gütesiegel Software Made In Germany vom Bundesverband IT Mittelstand e.V.

Für welche Unternehmen dieses System besonders sinnvoll ist

Diese Lösung richtet sich an Ingenieur-, Bau- und Planungsbüros sowie andere projektbasierte (Service-) Dienstleister.

Überall dort, wo Angebote erstellt, Projekte organisiert und Leistungen abgerechnet werden, entstehen über die Jahre häufig gewachsene Excel- und Word-Strukturen. In vielen dieser Unternehmen haben sich über die Jahre Arbeitsweisen etabliert, die grundsätzlich funktionieren, im Alltag jedoch zunehmend Aufwand verursachen. Informationen liegen in verschiedenen Dateien, Auswertungen müssen regelmäßig neu erstellt werden und wichtige Daten werden immer wieder manuell zusammengeführt. Das funktioniert – verursacht aber täglich unnötigen Aufwand. Genau hier setzt meine Arbeit an. Typische Beispiele aus dem Büroalltag sind:

Projektübersichten werden mühsam in Excel gepflegt

Status, Fortschritt und aktuelle Zahlen müssen regelmäßig manuell aktualisiert werden. Oft existieren mehrere Listen oder persönliche Versionen im Team, wodurch der Überblick über Projekte schnell verloren geht.

Angebote entstehen aufwendig in Word-Dokumenten

Angebote werden häufig aus bestehenden Dokumenten kopiert und angepasst. Positionen, Preise und Leistungsbestandteile müssen jedes Mal neu zusammengestellt werden – ein Prozess, der viel Zeit kostet und fehleranfällig ist.

Abrechnungsdaten werden aus verschiedenen Quellen zusammengesucht

Für Rechnungen oder Projektabrechnungen müssen Informationen aus unterschiedlichen Dateien, E-Mails oder Tabellen zusammengetragen werden. Dadurch entstehen Verzögerungen und zusätzlicher Abstimmungsaufwand.

Auswertungen werden regelmäßig händisch erstellt

Kennzahlen und Projektübersichten entstehen oft durch manuell erstellte Excel-Auswertungen. Je nach Datei oder Bearbeiter können unterschiedliche Zahlen entstehen, die zunächst geprüft werden müssen.

Es kursieren unterschiedliche Versionen derselben Datei

Dateien werden kopiert, weitergegeben und lokal angepasst. Mit der Zeit entstehen verschiedene Versionen derselben Information, sodass unklar wird, welche Datei aktuell ist.

Wie Projektbüros wieder klare Kontrolle über Projekte und Abrechnung bekommen

Die meisten Probleme entstehen nicht, weil Menschen falsch arbeiten, sondern weil die vorhandenen Werkzeuge nicht zu den Abläufen passen. Statt immer neue Tabellen oder Workarounds zu bauen, entsteht eine strukturierte Lösung, die Ihre bestehenden Prozesse sauber unterstützt.

Weniger manuelle Schritte und messbar weniger Aufwand

Daten müssen nicht mehrfach erfasst oder geprüft werden. Arbeitsschritte lassen sich bündeln oder automatisieren. Ergebnis: häufig 40+ Stunden weniger administrativer Aufwand pro Monat.

Eine zentrale Datenbasis statt verstreuter Informationen

Aufträge, Projekte, Abrechnung und Auswertungen greifen sauber ineinander. Ergebnis: weniger Abstimmungen und mehr Übersicht.

Klare Abläufe

Alle Beteiligten sehen jederzeit, was als Nächstes zu tun ist und welche Informationen benötigt werden. Ergebnis: weniger Rückfragen und weniger Koordinations-aufwand.

Wiederholbare Auswertungen

Kennzahlen und Auswertungen entstehen automatisch auf Basis sauberer Daten. Ergebnis: verlässliche Zahlen ohne manuelle Berichte.

So sehen typische Lösungen aus – damit Geschäftsführer jederzeit den aktuellen Stand ihrer Projekte sehen

Häufig gefragt

Übersichtliche Verwaltung von Projekten und/oder Aufträgen

Projektstatus, Aufgaben, Budgets, Fristen, Zeiten, Phasen – alles an einem Ort und für alle jederzeit erreichbar. Mit individuell entwickelten, Eingabemasken und Übersichten, die manuelle Schritte automatisieren und clever mitdenken. Nie wieder Formelfehler, Mehrfacheingaben oder Versionschaos.

Ein Klassiker

Automatische Erstellung von Dashboards, Statistiken und Reportings

Individuelle Kennzahlen, die in Echtzeit auf Knopfdruck automatisch für Sie erstellt werden. Mit Filtern, Visualisierungen – und auf Wunsch auch mobil. Auch als Controlling-as-a-Service verfügbar: Inklusive individuell entwickelter Software, regelmäßiger Berichtserstellung, regelmäßigen Erweiterungen – im fairen Monatspaket und komplett „done-for-you“.

Ganz ohne Word- und Excel-Stress

Verwaltung von Angeboten, Rechnungen und offener Forderungen

Erfassen Sie Angebote und Rechnungen in eigens für Sie entwickelten Eingabemasken – automatisch kompatibel mit der E-Rechnungspflicht. Und: Auf Knopfdruck werden alle offenen Forderungen für Sie zusammengefasst – ohne „Sucherei“ und ohne die bestehende Buchhaltung zu ersetzen oder umzubauen.

Immer inklusive

Kinderleichte Benutzerverwaltung, um zu steuern, wer was sieht

Garantiert keine Lizenzkosten. Legen Sie einfach Ihr gesamtes Team (beliebiger Größe) mit wenigen Klicks selbst an, legen Sie selbst Rollen fest und steuern Sie Zugriffe – ganz ohne IT-Abteilung und ohne IT-Wissen. So sieht jeder nur das, was erlaubt und relevant ist.

Oft möglich

Anbindung bestehender (anderer) Systeme über Schnittstellen

Ihr neues System kann optional an andere, bestehende Systeme angebunden werden (wenn der andere Anbieter das erlaubt) – zum Beispiel Ihr Buchhaltungs-, Zeiterfassungs- oder ERP-System. Auch CSV-Imports sind möglich. Ich berate Sie hierzu gern, um zu besprechen, wann das Sinn machen kann – und wann nicht.

Grundsätzlich

Individuell entwickelt, statt von der Stange - wie ein Maßanzug

Alle Lösungen, die ich Ihnen vorschlage, sind hochindividuell nur für Ihren eigenen Prozess konzipiert und entwickelt. Ihre Anwendung entsteht deshalb auf „dem weißen Blatt“: Mit Ihrem Logo, Ihren Farben – und exakt den Funktionen, die für Sie sinnvoll sind. Was Sie brauchen, ist drin. Und was nicht, bleibt draußen. Individuell, effizient und leicht verständlich.

Ausgezeichnete Arbeit. Ein vollständiges Programm zur Kunden- und Auftragserfassung. Wir sind sehr zufrieden (…).

Daniel Ellmerer
Geschäftsführer
PhiPack e.U.

Die Projektaufnahme war sehr gezielt und genau. (…) Durch diese Anwendung sparen wir täglich viel Zeit und auch Papier.

Benjamin Göcke
IT-Leiter
Kohlhage GmbH & Co. KG

Komplette Vereinfachung und Automatisierung unseres Prozesses. Kann ich nur weiter empfehlen.

Mussa Makki
Geschäftsführer
Jülicher Autozentrum GmbH

Super professionell, sowohl in der Vorbereitung, Durchführung als auch Nachbereitung eines Projekts. Jederzeit zu empfehlen!

Dennis Lahutta
Prokurist
TKDeutschland GmbH

So prüfen Sie unverbindlich das Potenzial in Ihrem Büro

Der Einstieg ist bewusst einfach. Sie prüfen zunächst selbst, ob in Ihrem Büro vermeidbarer administrativer Aufwand entsteht – und ob sich eine Digitalisierung Ihrer Abläufe überhaupt lohnt.

Schritt 1

Potenzial-Analyse

In 2-3 Minuten fertig
100% kostenlos & digital

In dieser kurzen Analyse beantworten Sie 8 Fragen zu typischen Abläufen rund um Projekte, Angebote, Abrechnung und interne Abstimmungen. Sie erhalten anschließend eine erste Einschätzung, ob in Ihrem Büro unnötiger administrativer Aufwand entsteht – und wo sich Abläufe vereinfachen lassen.

Schritt 2

Analysegespräch

45 Min Video-Call
100% kostenlos

Wenn die Analyse zeigt, dass Potenzial vorhanden ist, besprechen wir in einem kurzen Termin Ihre aktuelle Situation genauer.
Dabei schauen wir gemeinsam auf typische Engpässe in Ihren Abläufen und klären, welche Verbesserungen realistisch möglich sind.

Schritt 3

Entwicklung

Schrittweise Einführung
Individuell für Ihr Büro entwickelt

Wenn wir zusammenarbeiten, entwickeln wir eine Lösung, die genau zu Ihren Abläufen passt. Ziel ist es, gewachsene Excel- und Word-Strukturen durch klarere digitale Prozesse zu ersetzen – damit Projekte, Angebote und Abrechnungen dauerhaft übersichtlicher und einfacher funktionieren.

Damit Sie garantiert sicher und sorgenfrei sein können

Ich weiß, dass eine individuelle Optimierung immer auch Vertrauenssache ist, weil sie tief in den Arbeitsalltag und die gewachsenen Strukturen Ihres Unternehmens eingebunden ist. Deshalb lege ich großen Wert auf klare Absprachen, feste Erreichbarkeiten und eine Zusammenarbeit, die auch in Ausnahmesituationen stabil bleibt. Qualität, Verlässlichkeit und der Schutz Ihrer Daten sind dabei keine Versprechen, sondern feste Bestandteile meiner Arbeitsweise. So entsteht eine Zusammenarbeit, bei der Sie jederzeit wissen, wie sich die Lösung konkret auf Ihren Arbeitsalltag auswirkt.

Kontakt

Über mich

Ich arbeite seit über zehn Jahren als Entwickler und beschäftige mich vor allem mit einem Thema: Wie Projektbüros ihre Abläufe so strukturieren können, dass Geschäftsführer jederzeit den Überblick über Projekte, Angebote und Abrechnungen behalten. Viele der Lösungen entstehen direkt aus der Praxis von Ingenieur- und Planungsbüros, die mit gewachsenen Excel-Strukturen arbeiten. Ich arbeite bewusst ehrlich und pragmatisch – auch dann, wenn sich herausstellt, dass bestehende Abläufe bereits gut funktionieren. Mein Ziel ist keine Software um der Software willen, sondern klare und nachvollziehbare Strukturen, die im Alltag wirklich helfen.

Übrigens

Mit meiner Marke Weberando bin ich Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand e.V. und Träger des Gütesiegels Software made in Germany

15 Min • kostenfrei • unverbindlich