Weniger Verwaltungsaufwand und weniger Fehler bei Projekten, Aufträgen und Datenaustausch
Mit individuellen Software-Tools, Automatisierungen und Kundenportalen – passend zu Ihren bestehenden Systemen.
Ich vereinfache gewachsene Abläufe und verbinde vorhandene Systeme. Weniger verlorene Zeit für Verwaltung und Abstimmung – und mehr Kapazität für Kunden, Projekte und Wachstum.
Kostenfreier Optimierungs-Check
Wo lassen sich Ihre digitalen Abläufe einfacher und effizienter gestalten?
Prüfen Sie in rund zwei Minuten, wo Excel und Word, getrennte Systeme, manueller Datenaustausch oder wiederkehrende Arbeitsschritte unnötig Zeit kosten. Ich werte Ihre Angaben persönlich aus und sende Ihnen eine erste, ehrliche Einschätzung zu sinnvollen Verbesserungsmöglichkeiten.
Welche wiederkehrenden Tätigkeiten kosten Ihr Team heute unnötig Zeit?
Mehrfachauswahl möglich. Wählen Sie spontan alles, was regelmäßig vorkommt.
2 von 7 · MedienbrücheNoch ca. 90 Sek.
Wo entstehen Brüche zwischen Programmen, Dateien oder Beteiligten?
Gemeint sind Stellen, an denen Menschen Informationen manuell weiterreichen oder neu erfassen müssen.
3 von 7 · SystemlandschaftFast zur Hälfte
Welche Systeme oder Werkzeuge spielen dabei eine Rolle?
Sie müssen keine Produktnamen kennen. Mehrfachauswahl möglich.
4 von 7 · WunschbildMehr als die Hälfte geschafft
Was sollte künftig einfacher, zentraler oder automatisch passieren?
Wählen Sie das gewünschte Ergebnis – die technische Lösung muss noch nicht feststehen.
5 von 7 · HäufigkeitNur noch 2 Fragen
Wie häufig läuft dieser Prozess ungefähr ab?
6 von 7 · WirkungLetzte Auswahlfrage
Welche Folgen hat der heutige Ablauf für Ihr Unternehmen?
Mehrfachauswahl möglich.
7 von 7 · KurzbeschreibungFast geschafft
Wie läuft der Prozess heute ab – und was soll sich verändern?
Zwei oder drei Sätze genügen. Ihr Anliegen darf auch ein Dashboard, eine individuelle Anwendung oder ein anderer digitaler Prozess sein.
Bitte beschreiben Sie den Ablauf mit mindestens 15 Zeichen.
Träger Gütesiegel Software Made In Germany vom Bundesverband IT Mittelstand e.V.
Eine Auswahl meiner Kunden
Viele Unternehmen haben gute Systeme – aber zu viel Arbeit dazwischen
CRM, Buchhaltung, Projektsoftware, Excel und weitere Anwendungen erfüllen jeweils ihren Zweck. Doch häufig sind sie nicht sinnvoll miteinander verbunden. Daten werden deshalb mehrfach erfasst, Informationen manuell weitergegeben und Auswertungen immer wieder neu zusammengestellt. Mit zunehmendem Geschäft wächst dadurch nicht nur der Aufwand. Es entstehen Fehler, Verzögerungen und Abhängigkeiten von einzelnen Personen.
Daten werden mehrfach eingegeben und gepflegt
Kunden-, Projekt- oder Auftragsdaten werden aus einem System übernommen und an anderer Stelle erneut erfasst. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
Bestehende Systeme arbeiten nicht miteinander
Informationen sind vorhanden, müssen aber manuell exportiert, übertragen oder per E-Mail weitergegeben werden.
Wiederkehrende Abläufe müssen jedes Mal angestoßen werden
Dokumente erstellen, Statusmeldungen versenden oder Folgeaufgaben anlegen: Viele vorhersehbare Schritte hängen weiterhin von manueller Bearbeitung ab.
Entscheidungsrelevante Informationen kommen zu spät
Kennzahlen und Auswertungen müssen zunächst aus verschiedenen Quellen zusammengestellt werden. Dadurch fehlt der Geschäftsführung ein aktueller und verlässlicher Stand.
Wichtige Abläufe hängen von einzelnen Personen ab
Nur bestimmte Mitarbeitende wissen, welche Datei benötigt wird, welche Daten übertragen werden müssen und welcher Schritt als Nächstes folgt.
Mehr Geschäft führt unmittelbar zu mehr Verwaltungsaufwand
Steigt die Zahl der Kunden, Projekte oder Aufträge, wächst der manuelle Aufwand im gleichen Verhältnis mit – selbst wenn sich die Abläufe kaum verändern.
Woran Sie als Geschäftsführer merken, dass Ihre Abläufe nicht mehr mitwachsen
Gewachsene Abläufe funktionieren im Alltag häufig noch irgendwie. Ihre Grenzen zeigen sich deshalb nicht immer sofort. Meist werden sie erst sichtbar, wenn mehr Projekte, Kunden oder Mitarbeitende hinzukommen. Dann steigt der Abstimmungsaufwand, Informationen müssen häufiger zusammengesucht werden und einfache Entscheidungen benötigen plötzlich mehrere Zwischenschritte. Spätestens dann lohnt sich die Frage, welche Abläufe sich vereinfachen, verbinden oder automatisieren lassen.
Sie müssen erst nachfragen, bevor Sie einen verlässlichen Stand erhalten
Wichtige Informationen sind grundsätzlich vorhanden, müssen aber von mehreren Personen, Dateien oder Systemen zusammengetragen werden.
Mehr Geschäft erzeugt sofort mehr Verwaltungsaufwand
Neue Kunden, Projekte oder Aufträge führen unmittelbar zu mehr Dateneingaben, Abstimmungen und manueller Nachbearbeitung.
Entscheidungen hängen von manuell erstellten Auswertungen ab
Zahlen stehen nicht automatisch aktuell zur Verfügung, sondern müssen vor Besprechungen oder Entscheidungen erst aufbereitet werden.
Kleine Änderungen lösen unverhältnismäßig viele Arbeitsschritte aus
Eine neue Adresse, ein geänderter Projektstatus oder eine Freigabe muss an mehreren Stellen eingetragen und weitergegeben werden.
Ihre Mitarbeitenden verwalten Prozesse, statt sie zu bearbeiten
Ein spürbarer Teil der Arbeitszeit fließt in Übertragen, Kontrollieren, Nachfragen und Dokumentieren – nicht in die eigentliche wertschöpfende Arbeit.
Das Ziel: Mehr Kapazität für Kunden, Projekte und Wachstum
Automatisierungen und Schnittstellen sind kein Selbstzweck. Ihr eigentlicher Nutzen besteht darin, Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, Informationen verlässlich bereitzustellen und unnötige manuelle Zwischenschritte zu vermeiden.
So entsteht mehr Kapazität für die Aufgaben, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen – ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Maß mitwächst.
Weniger Verwaltungsaufwand
Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch im Hintergrund ab. Mitarbeitende gewinnen Zeit für Kunden, Projekte und wertschöpfende Tätigkeiten.
Informationen stehen dort bereit, wo sie gebraucht werden
Bestehende Systeme tauschen Informationen automatisch aus. Daten müssen nicht mehrfach gepflegt oder manuell zusammengesucht werden.
Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen
Kennzahlen, Projektstände und offene Vorgänge stehen jederzeit aktuell zur Verfügung – ohne ständiges Nachfragen oder Zusammenführen verschiedener Excel-Dateien.
Weniger Fehler und Nacharbeit
Automatisierte Abläufe reduzieren Medienbrüche, doppelte Dateneingaben und vergessene Arbeitsschritte. Das spart Zeit und erhöht die Qualität.
Wachstum, ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Maß mitwächst
Wenn Prozesse zuverlässig funktionieren und Informationen automatisch fließen, kann Ihr Unternehmen mehr Kunden, Projekte oder Aufträge bewältigen, ohne dass die Verwaltung zum Engpass wird.
Wichtige Prozesse werden unabhängig von einzelnen Personen
Abläufe bleiben nachvollziehbar und funktionieren auch dann zuverlässig, wenn Mitarbeitende im Urlaub sind oder das Unternehmen verlassen.
Bestehende Systeme sinnvoll weiter nutzen
Nicht immer ist eine neue Software notwendig. Oft entsteht der größte Nutzen, wenn vorhandene Anwendungen intelligent miteinander verbunden und gezielt ergänzt werden.
Drei Wege zu einfacheren digitalen Abläufen
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von Ihren bestehenden Abläufen und Systemen ab. Manchmal hilft ein individuelles Software-Tool, manchmal eine Automatisierung oder Schnittstelle. Wenn Daten regelmäßig mit Kunden oder Partnern ausgetauscht werden, kann auch ein Kunden- oder Self-Service-Portal die passende Lösung sein.
Individuelle Software-Tools und Dashboard
Wenn Excel und Word bei der Projekt-, Auftrags-, Angebots- oder Zeitverwaltung unübersichtlich werden, bildet eine individuelle Anwendung den benötigten Ablauf zentral ab. Informationen, Status, Dokumente und Auswertungen stehen dadurch verlässlich an einem Ort bereit.
Automatisierungen und Schnittstellen
Wenn mehrere Tools und Softwaresysteme eingesetzt werden, sorgen individuelle Schnittstellen für einen automatischen Datenaustausch. Mehrfache Datenpflege, manuelle Exporte und unnötiges Copy-and-Paste entfallen.
Kunden- und Self-Service-Portale
Wenn Maschinendaten, Statusinformationen, Dokumente oder Termine regelmäßig manuell mit Kunden ausgetauscht werden, stellt ein Portal die relevanten Daten sicher und nachvollziehbar bereit. Das reduziert Rückfragen und schafft die Grundlage für neue digitale Services.
Für wen diese Lösungen besonders sinnvoll sind – und warum
Besonders sinnvoll ist die Unterstützung für Unternehmen und Organisationen, deren Abläufe mit der Zeit komplexer geworden sind. Häufig sind bereits verschiedene Systeme im Einsatz – sie arbeiten jedoch nicht ausreichend zusammen oder erfordern weiterhin viele manuelle Zwischenschritte.
Ingenieurbüros und Planungsbüros
Besonders relevant bei projektbezogenen Abläufen rund um Angebote, Projektstände, Zeiterfassung, Dokumente und Abrechnung, wenn Informationen mehrfach gepflegt oder zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden.
Technische Unternehmen
Sinnvoll bei wiederkehrenden Abläufen zwischen Büro, Projektleitung und Außendienst – beispielsweise bei Aufträgen, Einsatzplanung, Dokumentation, Statusmeldungen oder Abrechnung. Auch beim Austausch von Maschinen-, Status- oder Servicedaten mit Kunden können individuelle Portale neue Möglichkeiten eröffnen – beispielsweise im Kontext des Data Act.
Unternehmen, Kanzleien und Vereine mit gewachsenen Abläufen
Geeignet, wenn Informationen über verschiedene Programme, Excel-Dateien und Personen verteilt sind und wiederkehrende Verwaltungsprozesse unnötig viel Zeit binden.
Der Ablauf: Erst prüfen, dann entscheiden, dann umsetzen
Ich arbeite bewusst nicht nach dem Prinzip: „Wir bauen sofort eine Lösung“. Zuerst muss klar sein, wo das eigentliche Problem liegt, welche Abläufe betroffen sind und ob eine digitale Lösung überhaupt sinnvoll ist.
Sie beantworten sieben kurze Fragen zu Ihren Abläufen, bestehenden Systemen und manuellen Arbeitsschritten. Anschließend prüfe ich persönlich, wo sich Abläufe sinnvoll verbessern lassen – etwa durch ein individuelles Software-Tool, eine Automatisierung, eine Schnittstelle oder ein Kundenportal.
Schritt 2
Analysegespräch
45–60 Minuten Video-Call Kostenfrei
In einem persönlichen Gespräch betrachten wir den betreffenden Ablauf genauer: Welche Systeme sind beteiligt, wo entstehen manuelle Zwischenschritte und welches Ergebnis ist für Ihr Unternehmen wirtschaftlich relevant? Danach lässt sich realistisch einschätzen, welches Potenzial besteht und ob eine weitere Ausarbeitung sinnvoll ist.
Schritt 3
Konteptvorstellung
30-45 Minuten Video-Call Kostenfrei
Wenn nach dem Analysegespräch klar ist, dass eine Lösung sinnvoll sein kann, erarbeite ich ein individuelles Konzept für Ihr Szenario. Darin zeige ich Ihnen, wie ein möglicher Zielzustand aussehen könnte, welche Lösung realistisch ist, welcher Aufwand zu erwarten ist und mit welchem Investitionsrahmen Sie rechnen sollten.
Danach: Wenn Sie sich für ein Projekt entscheiden
Schritt 4
Soll-Konzept
2–3 Wochen 2–3 gemeinsame Termine Belastbare Grundlage
Im Soll-Konzept wird aus der ersten Idee ein konkreter Plan. Wir definieren, welche Abläufe abgebildet werden, welche Rollen beteiligt sind, welche Daten benötigt werden, welche Ansichten sinnvoll sind und welche Funktionen wirklich gebraucht werden. Das Ergebnis ist eine klare Entscheidungs- und Umsetzungsgrundlage – inklusive erster Ansichten und Visualisierungen.
Fairsprechen: Wenn Sie nach dem Soll-Konzept nicht überzeugt sind, erhalten Sie Ihre Anzahlung zurück
Nach Abschluss des Soll-Konzepts wissen Sie genau, wie die Lösung aufgebaut werden soll und welche Funktionen umgesetzt werden. Wenn Sie an diesem Punkt feststellen, dass Sie die Umsetzung doch nicht fortführen möchten, können Sie vom Projekt zurücktreten. In diesem Fall erhalten Sie Ihre Anzahlung zurück und wir beenden das Projekt partnerschaftlich. So gehen Sie kein Risiko ein, dass eine Lösung entwickelt wird, die nicht zu Ihren Erwartungen oder Ihrem Arbeitsalltag passt. Hinweis: Bisher wurde diese Garantie in keinem Projekt in Anspruch genommen – das Soll-Konzept hat bislang immer für ausreichend Klarheit gesorgt.
Schritt 5
Umsetzung
Ø 5-7 Wochen Auf Basis des Soll-Konzepts
Nach Freigabe des Soll-Konzepts beginnt die technische Umsetzung. Die Lösung wird Schritt für Schritt entwickelt, abgestimmt und so aufgebaut, dass sie im Alltag wirklich nutzbar ist. Über ein eigenes Projektmanagement erhalten Sie während der Umsetzung fortlaufend Einblick in den aktuellen Stand. Zusätzlich stelle ich Ihnen regelmäßig Live-Ansichten bereit, damit Sie Zwischenergebnisse frühzeitig sehen, nachvollziehen und bei Bedarf gemeinsam mit mir feinjustieren können. So entsteht die Lösung nicht im Hintergrund, sondern transparent und eng am tatsächlichen Bedarf.
Drei Wege zu klareren digitalen Abläufen
Je nach Ausgangslage braucht Ihr Unternehmen nicht sofort eine komplette neue Software. Manchmal reicht zunächst ein belastbares Konzept. Manchmal geht es um die konkrete Umsetzung. Und manchmal ist eine unabhängige Zweitmeinung sinnvoll, bevor größere Entscheidungen getroffen werden.
Standbein 1
Soll-Konzept
Erst Klarheit schaffen, bevor entwickelt wird
Das Soll-Konzept ist der strukturierte Schritt zwischen erster Idee und konkreter Umsetzung. Es zeigt, welche Abläufe abgebildet werden sollen, welche Rollen beteiligt sind und welche Lösung wirklich sinnvoll ist.
Analyse der aktuellen Abläufe
Definition des Zielzustands
Struktur, Funktionen und Rollenmodell
Grundlage für Aufwand, Angebot und Umsetzung
Standbein 2
Umsetzung
Individuelle Software für gewachsene Prozesse
Wenn klar ist, was gebraucht wird, kann daraus eine schlanke digitale Lösung entstehen. Ziel ist nicht möglichst viel Technik, sondern eine Anwendung, die im Alltag wirklich genutzt wird.
Webbasierte Anwendungen
Dashboards und Auswertungen
Projekt-, Angebots- und Abrechnungsprozesse
Schnittstellen, Importe und Benutzerverwaltung
Standbein 3
Zweitmeinung
Bevor Sie in die falsche Richtung investieren
Wenn bereits eine Idee, ein Angebot, ein Tool oder ein laufendes Digitalprojekt im Raum steht, kann eine neutrale Einschätzung helfen. So erkennen Sie früh, ob Konzept, Aufwand und Nutzen zusammenpassen.
Prüfung bestehender Lösungsansätze
Einschätzung von Angeboten oder Konzepten
Aufdecken von Risiken und fehlenden Bausteinen
Klare Empfehlung für den nächsten Schritt
Unabhängig, direkt und mit klarem Blick auf das eigentliche Problem
Als Wirtschaftsinformatiker betrachte ich Ihre Abläufe aus betrieblicher und technischer Perspektive. Im Mittelpunkt steht nicht ein bestimmtes Tool, sondern das konkrete Problem und der wirtschaftliche Nutzen für Ihr Unternehmen. Erst danach wird entschieden, ob bestehende Systeme verbunden, Abläufe automatisiert oder individuelle Funktionen entwickelt werden sollten.
Kontakt
Weberando | im E-Port Mallinckrodtstraße 320 44147 Dortmund
Ich beschäftige mich vor allem mit der Frage, wie mittelständische Unternehmen gewachsene Abläufe vereinfachen, bestehende Systeme sinnvoll verbinden und wiederkehrende manuelle Arbeit reduzieren können. Dabei geht es nicht um Automatisierung um jeden Preis, sondern um wirtschaftlich sinnvolle Verbesserungen: weniger doppelte Datenpflege, weniger Fehler und verlässlichere Informationen für die Geschäftsführung. Ich arbeite ehrlich und pragmatisch: Was gut funktioniert, bleibt bestehen. Verändert wird nur, was im Alltag unnötigen Aufwand, Abhängigkeiten oder fehlende Transparenz erzeugt. Mein Ziel ist keine Software um der Software willen, sondern ein Unternehmen, dessen Abläufe auch bei Wachstum übersichtlich und verlässlich funktionieren.
Übrigens
Mit meiner Marke Weberando bin ich Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand e.V. und Träger des Gütesiegels Software made in Germany
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