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Damit Sie Ihr Unternehmen nicht nach Bauchgefühl steuern müssen

Ich helfe Geschäftsführern und Managern von Ingenieur-, Planungs- und projektbasierten Unternehmen, gewachsene Excel-, Word- und Abstimmungsprozesse in klare digitale Strukturen zu überführen – damit Projekte, Angebote, Abrechnungen und Kennzahlen jederzeit verlässlich sichtbar sind. Je nach Ausgangslage entstehen daraus individuelle Softwarelösungen, Dashboards oder Automatisierungen, die im Alltag wirklich entlasten.

Potenzial-Analyse

Wie effizient laufen Ihre Prozesse?

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Erkennen Sie, wo Ihre Abläufe unnötig kompliziert geworden sind

Die Potenzial-Analyse dauert nur ca. 2 Minuten. Sie beantworten einige kurze Fragen zu Ihren aktuellen Abläufen, Projektständen und Zahlen. Danach sehe ich mir Ihre Angaben persönlich an und gebe Ihnen eine erste Einschätzung, ob und wo sich ein genauerer Blick lohnen könnte.

Potenzial-Analyse starten

8 kurze Fragen, ca. 2 Minuten, Antwort per E-Mail

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Werktags innerhalb von 24 Stunden

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Wie kann ich Sie erreichen?

Frage 1 von 8

In welchen Bereichen entsteht bei Ihnen aktuell Aufwand?

Mehrfachauswahl möglich – wählen Sie einfach spontan aus

Projektübersicht & Status
HOAI / Abrechnung
Kalkulation & Budget
Controlling & Auswertung
Dauer: ca. 2 Minuten - unverbindlich
Komplett per Email möglich
Frage 2 von 8

Wo verliert Ihr Büro aktuell am meisten Zeit?

Mehrfachauswahl möglich

Mehrfachpflege in Excel
Manuelle Abstimmungen
Daten nachtragen / korrigieren
Unklare Zuständigkeiten
Frage 3 von 8

Was möchten Sie in Ihrem Büro konkret verbessern?

Mehrfachauswahl möglich

Klaren Überblick über Projekte
Schnellere & sichere Abrechnung
Weniger Verwaltungsaufwand
Transparente Kennzahlen
Frage 4 von 8

Welche Systeme oder Tools nutzen Sie aktuell?

Mehrfachauswahl möglich

Excel
DATEV
Projektsoftware
Individuelle Lösung
Frage 5 von 8

Bitte beschreiben Sie kurz in 3-4 Sätzen, was Sie ändern oder erreichen möchten - und was Ihnen dabei wichtig ist:

Frage 6 von 8

Wie groß ist Ihr Unternehmen?

1–5 Mitarbeitende
6–15 Mitarbeitende
Mehr als 15
Frage 7 von 8

Welche Rolle haben Sie im Unternehmen?

Geschäftsführung / Inhaber:in
Kaufmännische Leitung (CFO/COO)
Projektleitung
Sonstige
Frage 8 von 8

Wie lauten Ihre Kontaktdaten, damit ich mich zurückmelden kann?

Träger Gütesiegel Software Made In Germany vom Bundesverband IT Mittelstand e.V.

Viele Geschäftsführer haben Zahlen – aber keinen verlässlichen Überblick
In projektbasierten Unternehmen gibt es selten ein einziges großes Problem. Meist sind es viele kleine Brüche im Alltag: Projektstände werden in Excel gepflegt, Angebote entstehen in Word, Abrechnungsinformationen liegen in E-Mails, Listen oder einzelnen Ordnern. Jede Person weiß einen Teil – aber niemand sieht jederzeit das Gesamtbild. Für Mitarbeitende bedeutet das zusätzlichen Aufwand. Für Geschäftsführer bedeutet es etwas viel Kritischeres: Entscheidungen müssen auf Basis von Rückfragen, Schätzungen oder manuell zusammengetragenen Zahlen getroffen werden. Das kostet nicht nur Zeit. Es nimmt Ihnen Führungssicherheit.
Projektstände sind nicht jederzeit eindeutig
Status, Fortschritt und aktuelle Zahlen müssen regelmäßig manuell aktualisiert werden. Oft existieren mehrere Listen oder persönliche Versionen im Team, wodurch der Überblick über Projekte schnell verloren geht.
Angebote entstehen aufwendig in Word-Dokumenten
Angebote werden häufig aus bestehenden Dokumenten kopiert und angepasst. Positionen, Preise und Leistungsbestandteile müssen jedes Mal neu zusammengestellt werden – ein Prozess, der viel Zeit kostet und fehleranfällig ist.
Abrechnungsdaten werden aus verschiedenen Quellen zusammengesucht
Für Rechnungen oder Projektabrechnungen müssen Informationen aus unterschiedlichen Dateien, E-Mails oder Tabellen zusammengetragen werden. Dadurch entstehen Verzögerungen und zusätzlicher Abstimmungsaufwand.
Auswertungen werden regelmäßig händisch erstellt
Kennzahlen und Projektübersichten entstehen oft durch manuell erstellte Excel-Auswertungen. Je nach Datei oder Bearbeiter können unterschiedliche Zahlen entstehen, die zunächst geprüft werden müssen.
Es kursieren unterschiedliche Versionen derselben Datei
Dateien werden kopiert, weitergegeben und lokal angepasst. Mit der Zeit entstehen verschiedene Versionen derselben Information, sodass unklar wird, welche Datei aktuell ist.
Für Unternehmen, die schneller gewachsen sind als ihre Abläufe
Besonders relevant ist das für Ingenieur-, Bau- und Planungsbüros sowie technische und projektbasierte Dienstleister, die in den letzten Jahren gewachsen sind – durch mehr Projekte, mehr Mitarbeitende, mehr Angebote, mehr Abrechnungen oder höhere Anforderungen an Auswertungen und Kennzahlen. In solchen Unternehmen entstehen viele Abläufe ganz natürlich aus dem Alltag heraus. Eine Excel-Liste, eine Word-Vorlage oder ein manuell gepflegter Projektstatus funktionieren am Anfang oft sehr gut. Mit der Zeit werden die Anforderungen jedoch größer: mehr Beteiligte, mehr Abstimmung, mehr Daten und mehr Entscheidungen. Dann geht es nicht darum, alles neu zu machen. Es geht darum, eine belastbare Grundlage zu schaffen, um zu entscheiden, welche bestehenden Abläufe bleiben können – und wo mehr Struktur sinnvoll wäre.
Woran Sie merken, dass Ihre Abläufe Sie als Geschäftsführer ausbremsen
Oft sind es nicht die großen, offensichtlichen Probleme, die Geschäftsführer im Alltag ausbremsen. Es sind die kleinen Unsicherheiten: Zahlen, die erst geprüft werden müssen, Projektstände, die nicht eindeutig sind, oder Informationen, die nur einzelne Personen kennen. Genau daran erkennt man, dass Abläufe zwar noch funktionieren – aber nicht mehr die Klarheit liefern, die für sichere Entscheidungen nötig ist.
Sie bekommen Zahlen nicht auf Knopfdruck
Wenn Sie wissen möchten, wo Projekte, Angebote, Abrechnungen oder offene Forderungen stehen, müssen erst Dateien geöffnet, Personen gefragt oder Listen zusammengeführt werden.
Mehrere Versionen derselben Wahrheit kursieren im Unternehmen
Es gibt verschiedene Excel-Dateien, angepasste Kopien, alte Stände oder manuelle Auswertungen. Dadurch entsteht Unsicherheit: Welche Zahl stimmt wirklich?
Projektübersichten wirken aktuell – sind es aber nicht immer
Viele Übersichten sehen auf den ersten Blick ordentlich aus, müssen aber händisch gepflegt werden. Wenn diese Pflege nicht konsequent erfolgt, entsteht schnell eine gefährliche Scheingenauigkeit.
Entscheidungen hängen an einzelnen Personen
Bestimmte Informationen sind nur bei einzelnen Mitarbeitenden vorhanden. Wenn diese nicht verfügbar sind, dauert es länger – oder Entscheidungen werden auf unsicherer Grundlage getroffen.
Digitalisierung wurde schon versucht, aber nicht sauber zu Ende gedacht
Vielleicht gibt es bereits Tools, Tabellen, Vorlagen oder Softwarelösungen. Trotzdem greifen die Abläufe nicht sauber ineinander. Dann liegt das Problem meist nicht an einem einzelnen Tool, sondern am fehlenden Gesamtkonzept.
Erkennen Sie mehrere dieser Punkte wieder? Dann lohnt sich ein kurzer Blick auf Ihre Abläufe. Über die Potenzial-Analyse prüfen Sie in ca. 2 Minuten, ob in Ihrem Büro unnötige Unsicherheit entsteht – und ob ein Analysegespräch sinnvoll ist.
Potenzial-Analyse starten
Das Ziel: Sie sehen jederzeit, was wirklich läuft – auf Knopfdruck
Eine gute digitale Struktur sorgt nicht einfach nur dafür, dass weniger manuell gearbeitet wird. Sie sorgt vor allem dafür, dass Sie Ihr Unternehmen sicherer führen können. Sie sehen schneller, welche Projekte gut laufen, wo Risiken entstehen, welche Angebote offen sind, welche Abrechnungen vorbereitet werden müssen und welche Zahlen belastbar sind.
Verlässliche Zahlen statt Schätzungen
Sie müssen sich nicht auf spontan zusammengetragene Informationen verlassen, sondern arbeiten mit Daten, die sauber strukturiert und nachvollziehbar sind.
Bessere Entscheidungen
Wenn Zahlen, Projektstände und offene Punkte klar sichtbar sind, können Entscheidungen schneller und sicherer getroffen werden.
Mehr Kontrolle ohne Mikromanagement
Sie müssen nicht ständig nachfragen, um den Überblick zu behalten. Das System zeigt Ihnen, wo Handlungsbedarf besteht.
Professioneller Auftritt nach innen und außen
Klare Abläufe wirken nicht nur intern besser. Sie stärken auch den Eindruck gegenüber Kunden, Partnern, Banken, Management-Boards oder Gesellschaftern.
Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen
Wichtige Informationen liegen nicht mehr nur in Köpfen, E-Mails oder einzelnen Dateien, sondern in nachvollziehbaren Strukturen.
Typische Lösungen, die daraus entstehen können – und wie sie aussehen

Häufig gefragt

Projekt- und Auftragsübersichten

Projektstatus, Fristen, Budgets, Aufgaben, Phasen, Verantwortlichkeiten und offene Punkte an einem Ort – so, dass die Geschäftsführung jederzeit den aktuellen Stand sieht.

Ein Klassiker

Dashboards und Kennzahlen

Kennzahlen, Auswertungen und Übersichten, die nicht jedes Mal manuell erstellt werden müssen, sondern regelmäßig oder auf Knopfdruck verfügbar sind.

Ganz ohne Word- und Excel-Stress

Angebots- und Abrechnungsprozesse

Strukturierte Eingabemasken, Vorlagen, Berechnungen und Freigaben, damit Angebote, Rechnungen und Abrechnungsgrundlagen sauberer entstehen.

Immer inklusive

Benutzerverwaltung und Rollen

Jede Person sieht nur die Informationen, die für ihre Rolle relevant sind. Geschäftsführung, Projektleitung, Sachbearbeitung oder externe Beteiligte können unterschiedlich geführt werden.

Oft möglich

Schnittstellen und Datenimporte

Bestehende Systeme können angebunden werden, wenn passende Schnittstellen vorhanden sind. Alternativ sind auch CSV-Importe möglich, wenn das für den Ablauf sinnvoller ist.

Grundsätzlich

Individuelle Software statt Standardlösung

Wenn Standardsoftware zu viel, zu wenig oder das Falsche abbildet, kann eine schlanke individuelle Lösung sinnvoller sein – exakt zugeschnitten auf Ihre Abläufe.

Ausgezeichnete Arbeit. Ein vollständiges Programm zur Kunden- und Auftragserfassung. Wir sind sehr zufrieden (…).

Daniel Ellmerer
Geschäftsführer
PhiPack e.U.

Die Projektaufnahme war sehr gezielt und genau. (…) Durch diese Anwendung sparen wir täglich viel Zeit und auch Papier.

Benjamin Göcke
IT-Leiter
Kohlhage GmbH & Co. KG

Komplette Vereinfachung und Automatisierung unseres Prozesses. Kann ich nur weiter empfehlen.

Mussa Makki
Geschäftsführer
Jülicher Autozentrum GmbH

Super professionell, sowohl in der Vorbereitung, Durchführung als auch Nachbereitung eines Projekts. Jederzeit zu empfehlen!

Dennis Lahutta
Prokurist
TKDeutschland GmbH

Der Ablauf: Erst prüfen, dann entscheiden, dann umsetzen

Ich arbeite bewusst nicht nach dem Prinzip: „Wir bauen sofort eine Lösung“. Zuerst muss klar sein, wo das eigentliche Problem liegt, welche Abläufe betroffen sind und ob eine digitale Lösung überhaupt sinnvoll ist.

Schritt 1
Potenzial-Analyse

2 Minuten
Digital
Unverbindlich und kostenfrei

Potenzial-Analyse starten

Sie beantworten einige kurze Fragen zu Ihren aktuellen Abläufen rund um Projekte, Angebote, Abrechnung und Auswertungen. Ziel ist eine erste Einschätzung, ob in Ihrem Unternehmen vermeidbare Reibung entsteht und ob sich ein genauerer Blick lohnt.

Schritt 2
Analysegespräch

45–60 Minuten
Video-Call
Kostenfrei

Wenn Ihre Antworten zeigen, dass Potenzial vorhanden ist, besprechen wir Ihre Situation in einem persönlichen Gespräch genauer. Dabei geht es nicht um einen Verkaufstermin, sondern um ein besseres Verständnis Ihrer Abläufe: Wo entstehen Unsicherheiten? Welche Zahlen fehlen? Welche Prozesse sind kritisch? Wo würde eine Veränderung wirklich etwas bringen?

Schritt 3
Konteptvorstellung

30-45 Minuten
Video-Call
Kostenfrei

Wenn nach dem Analysegespräch klar ist, dass eine Lösung sinnvoll sein kann, erarbeite ich ein individuelles Konzept für Ihr Szenario. Darin zeige ich Ihnen, wie ein möglicher Zielzustand aussehen könnte, welche Lösung realistisch ist, welcher Aufwand zu erwarten ist und mit welchem Investitionsrahmen Sie rechnen sollten.

Danach: Wenn Sie sich für ein Projekt entscheiden

Schritt 4
Soll-Konzept

2–3 Wochen
2–3 gemeinsame Termine
Belastbare Grundlage

Im Soll-Konzept wird aus der ersten Idee ein konkreter Plan. Wir definieren, welche Abläufe abgebildet werden, welche Rollen beteiligt sind, welche Daten benötigt werden, welche Ansichten sinnvoll sind und welche Funktionen wirklich gebraucht werden. Das Ergebnis ist eine klare Entscheidungs- und Umsetzungsgrundlage – inklusive erster Ansichten und Visualisierungen.

Fairsprechen: Wenn Sie nach dem Soll-Konzept nicht überzeugt sind, erhalten Sie Ihre Anzahlung zurück

Nach Abschluss des Soll-Konzepts wissen Sie genau, wie die Lösung aufgebaut werden soll und welche Funktionen umgesetzt werden. Wenn Sie an diesem Punkt feststellen, dass Sie die Umsetzung doch nicht fortführen möchten, können Sie vom Projekt zurücktreten. In diesem Fall erhalten Sie Ihre Anzahlung zurück und wir beenden das Projekt partnerschaftlich. So gehen Sie kein Risiko ein, dass eine Lösung entwickelt wird, die nicht zu Ihren Erwartungen oder Ihrem Arbeitsalltag passt. Hinweis: Bisher wurde diese Garantie in keinem Projekt in Anspruch genommen – das Soll-Konzept hat bislang immer für ausreichend Klarheit gesorgt.
Schritt 5
Umsetzung

Ø 5-7 Wochen
Auf Basis des Soll-Konzepts

Nach Freigabe des Soll-Konzepts beginnt die technische Umsetzung. Die Lösung wird Schritt für Schritt entwickelt, abgestimmt und so aufgebaut, dass sie im Alltag wirklich nutzbar ist. Über ein eigenes Projektmanagement erhalten Sie während der Umsetzung fortlaufend Einblick in den aktuellen Stand. Zusätzlich stelle ich Ihnen regelmäßig Live-Ansichten bereit, damit Sie Zwischenergebnisse frühzeitig sehen, nachvollziehen und bei Bedarf gemeinsam mit mir feinjustieren können. So entsteht die Lösung nicht im Hintergrund, sondern transparent und eng am tatsächlichen Bedarf.

Drei Wege zu klareren digitalen Abläufen

Je nach Ausgangslage braucht Ihr Unternehmen nicht sofort eine komplette neue Software. Manchmal reicht zunächst ein belastbares Konzept. Manchmal geht es um die konkrete Umsetzung. Und manchmal ist eine unabhängige Zweitmeinung sinnvoll, bevor größere Entscheidungen getroffen werden.
Standbein 1

Soll-Konzept

Erst Klarheit schaffen, bevor entwickelt wird

Das Soll-Konzept ist der strukturierte Schritt zwischen erster Idee und konkreter Umsetzung. Es zeigt, welche Abläufe abgebildet werden sollen, welche Rollen beteiligt sind und welche Lösung wirklich sinnvoll ist.

  • Analyse der aktuellen Abläufe
  • Definition des Zielzustands
  • Struktur, Funktionen und Rollenmodell
  • Grundlage für Aufwand, Angebot und Umsetzung
Standbein 2

Umsetzung

Individuelle Software für gewachsene Prozesse

Wenn klar ist, was gebraucht wird, kann daraus eine schlanke digitale Lösung entstehen. Ziel ist nicht möglichst viel Technik, sondern eine Anwendung, die im Alltag wirklich genutzt wird.

  • Webbasierte Anwendungen
  • Dashboards und Auswertungen
  • Projekt-, Angebots- und Abrechnungsprozesse
  • Schnittstellen, Importe und Benutzerverwaltung
Standbein 3

Zweitmeinung

Bevor Sie in die falsche Richtung investieren

Wenn bereits eine Idee, ein Angebot, ein Tool oder ein laufendes Digitalprojekt im Raum steht, kann eine neutrale Einschätzung helfen. So erkennen Sie früh, ob Konzept, Aufwand und Nutzen zusammenpassen.

  • Prüfung bestehender Lösungsansätze
  • Einschätzung von Angeboten oder Konzepten
  • Aufdecken von Risiken und fehlenden Bausteinen
  • Klare Empfehlung für den nächsten Schritt

Unabhängig, direkt und mit klarem Blick auf das eigentliche Problem

Ich unterstütze Unternehmen dabei, gewachsene Abläufe zu durchleuchten, unnötige Reibung sichtbar zu machen und daraus bei Bedarf passende digitale Lösungen abzuleiten.

Dabei geht es mir nicht darum, möglichst schnell eine Softwarelösung zu verkaufen. Viele Digitalisierungsprojekte werden zu früh technisch gedacht: Ein Tool wird eingeführt, bevor das eigentliche Problem klar ist. Funktionen werden geplant, bevor der Ablauf verstanden wurde. Und manchmal wird automatisiert, obwohl zuerst Struktur nötig wäre. Deshalb beginnt meine Arbeit mit einer sauberen Diagnose: Welche Informationen fehlen? Wo entstehen Medienbrüche? Welche Entscheidungen hängen an unsicheren Zahlen? Und welche Abläufe funktionieren bereits gut und sollten nicht unnötig verändert werden?

Ich bin kein großes Softwarehaus und keine klassische Agentur. Das ist bewusst ein Vorteil: Sie sprechen direkt mit der Person, die analysiert, konzipiert und bei Bedarf auch umsetzt. So entstehen keine langen Abstimmungsketten und keine Lösungen, die am Alltag vorbeigehen. Mein Anspruch ist einfach: Ich empfehle nur, was fachlich Sinn ergibt – und sage auch klar, wenn eine technische Lösung nicht der richtige nächste Schritt ist.

Kontakt

Weberando | im E-Port
Mallinckrodtstraße 320
44147 Dortmund

Telefon  |  0231 58 69 52 52
Email  |  info@weberando.de
USt-IdNr.  |  DE324743368
Steuernummer  |  316/5072/2691

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Über mich

Ich beschäftige mich vor allem mit einem Thema: Wie projektbasierte Unternehmen ihre Abläufe so strukturieren können, dass Geschäftsführer jederzeit den Überblick über Projekte, Angebote, Abrechnungen und wichtige Kennzahlen behalten. Ich arbeite ehrlich und pragmatisch: Was gut funktioniert, bleibt bestehen. Verändert wird nur, was im Alltag tatsächlich Unsicherheit, Aufwand oder fehlende Transparenz erzeugt. Mein Ziel ist keine Software um der Software willen, sondern klare und nachvollziehbare Strukturen, die im Alltag wirklich helfen.

Übrigens

Mit meiner Marke Weberando bin ich Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand e.V. und Träger des Gütesiegels Software made in Germany

Karim Fillal auf LinkedIn
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